ARLA/CLUSTER: Microsoft Outlook para Radioamadores nº1, nº2.1 e nº2.2

[Miguel Andrade]

Prezados colegas,

No seguimento do que foi noticiado no Boletim Informativo da A.R.L.A., tenho
a honra de vos enviar hoje as duas primeiras sessões do " Microsoft Outlook
para Radioamadores ".
Tal como será explicado mais adiante, esta acção de formação será invulgar
na escolha dos conteúdos e inicialmente não foi mesmo prevista para dar a
conhecer o funcionamento desta ferramenta a principiantes. Ainda assim, em
função do vosso retorno, poderão ser incluídas noções básicas para pessoas
que nunca trabalharam com esta aplicação informática.
A primeira sessão é constituída por uma simples apresentação sumária e...
aquilo que é essencial em todas as transmissões no Serviço de Amador, ou
seja, um indicativo de estação.
Tenham a bondade de me seguir :


1. Apresento-vos o Microsoft Outlook

O Outlook é uma ferramenta gestora de informação, onde se encontra integrado
um conjunto de funcionalidades muito úteis nas actividades diárias
realizadas através de um computador pessoal.
É sobretudo conhecido e muito popular na gestão do correio electrónico, pois
torna-se muito fácil enviar ou receber um " e-mail " através deste programa,
contudo a sua grande utilidade não se esgota aí, nem tão pouco a maioria de
nós retira o melhor proveito até mesmo desse simples serviço.
É natural que muitos desconheçam que as mensagens recebidas, para além de
nos revelarem os respectivos conteúdos escritos, nos permitam também, entre
outras operações :

a) Agendar automaticamente informações sobre eventuais compromissos.
b) Acrescentar a uma lista de contactos os nossos correspondentes.
c) Receber ficheiros anexos e documentos ou enviar outros armazenados no
computador e partilhá-los ou difundi-los para outros utilizadores.
d) Registar compromissos, ( tais como os eventos organizados pelas
associações, os concursos ou as emissões anunciadas por estações
procuradas ), num calendário electrónico que nos manterá informados a tempo
e horas dos mesmos.
e) Agendar reuniões e QSO’s com outros colegas numa rede de destinatários.
f) etc, etc, etc.

Tudo isto acontece apenas com a recepção de uma simples mensagem e sem sair
da “ janela ” do programa Microsoft Outlook, o qual foi sobretudo projectado
para nos facilitar o contacto com outras pessoas, especialmente dentro da
nossa " rede " de contactos ou actividade.
Ainda assim será importante evidenciar que nesta iniciativa se vai pretender
abordar muito mais do que o correio electrónico.
Será feito um esforço para demonstrar como é que a gestão de contactos e de
tarefas, a partilha de informação, o acompanhamento das actividades e outras
potencialidades, muitas vezes desconhecidas se podem adaptar à actividade
dos radioamadores.
Ao contrário das formações tradicionais, vamos ter em consideração que a
maioria dos destinatários deste modesto manual já trabalham com o programa
na sua funcionalidade de correio electrónico, ou pelo menos com a versão “
Outlook Express “.
Assim sendo vamos inverter a tradicional forma de abordagem e vamos mesmo
ignorar certos passos muito elementares como o acesso ao Outlook e a
descrição do ecrã de trabalho, ( a não ser que alguns colegas venham a
necessitar dessas informações ).
Só em caso de necessidade procederemos então a uma alteração deste plano
para introduzir esses conceitos básicos não previstos inicialmente.
Ainda assim vamos abordar alguns dados virtualmente elementares a começar
pelo correio electrónico...


2. O Correio Electrónico para Radioamadores

2.1 O que é o correio electrónico ?

O correio electrónico, ou “ e-mail “, é de facto muito similar ao serviço
postal ( envio de correspondência através dos serviços de correios ).
O pré-requisito para esse serviço é possuir um computador com uma ligação à
Internet ou eventualmente a uma rede de computadores.
Neste caso porém, em vez de receber os seus documentos sob a forma impressa
em papel, recebe-os num formato digital, o qual permite inúmeros serviços
paralelos e, em última análise, também a impressão em papel.
Desta forma podem-se enviar mensagens com informação pela rede para os
restantes utilizadores.
Tal como através do correio postal, com o “ e-mail “, é possível
corresponder-se ( enviar/receber mensagens ) com outras pessoas que tenham
acesso a esse sistema de uma forma quase instantânea para virtualmente
qualquer ponto do mundo, partindo do princípio que esse local possua uma
ligação física à Internet ou, em caso extremos, via satélite.
Os inúmeros prestadores deste serviço fazem-no através de “ servidores “, os
quais funcionam como uma estação de correio tradicional, só que de forma
electrónica, isto é, na prática este é um sistema onde se situam todas as
caixas postais dos utilizadores, sendo aí administradas as mensagens
trocadas.
Usualmente as mensagens destinadas a um determinado utilizador são
armazenadas no “ servidor “ e guardadas na sua caixa postal electrónica,
pelo que são impostos limites de armazenamento maiores ou menores, consoante
as capacidades contratadas. Geralmente as menores lotações são as dos
serviços de correio electrónico gratuito... contudo há interessantes
excepções a esta regra.
O acesso à caixa de correio pode realizar-se através do Microsoft Outlook,
bastando para tal proceder à sua configuração no caso dos sistemas
compatíveis com o modelo utilizados por este tipo de programas ( POP3 ).


2.2 A assinatura - " o indicativo no correio electrónico ".

Sendo uma acção de formação pouco ortodoxa, começamos a parte destinada ao
correio electrónico com um dado prático que escapa à maioria dos utentes do
Microsoft Outlook.
Não só quando se trocam muitas mensagens se torna desmotivante escrevermos
no final o mesmo texto habitual,  mas também pela necessidade de se criar
uma assinatura digital personalizada e mais adequada à actividade do
radioamadorismo, aqui ficam os passos necessários à implementação desta
tarefa de forma automática.
Assim podemos criar uma identificação original e evita-se a necessidade de
repetir a sua escrita no final das mensagens a cada novo envio...

1) Escolha o ícone [Mail/Correio] ( na barra do Outlook ).
Nas versões mais antigas, não há necessidade pois o Microsoft Outlook já se
acciona nesse modo.
2) Seleccione a opção [Options/Opções] e o menu [Tools/Ferramentas]. Nas
versões mais antigas é ao contrário.
3) Escolha o separador [Mail Format/Formato de Correio] e procure o botão
[Assinaturas/Signatures].
4) Na caixa “ create signature/criar assinatura ”, procure o botão
[Nova/New] e escolha essa opção. Nas versões mais antigas deve procurar
apenas o botão seleccionador de assinaturas e escolher a opção [Novo/New].
5) No campo 1 da caixa de diálogo insira a designação da nova assinatura (
para que mais tarde a venha a reconhecer ).
6) No campo 2 da caixa de diálogo escolha a opção [Start with a blank
signature/Iniciar uma assinatura nova]. Caso já tenha outras assinaturas já
feitas pode escolher também a opção [Use existing signature as a
template/Utilizar uma assinatura existente como padrão ( modelo ) ] e depois
carregue no botão [Next/Seguinte] para prosseguir.
7) No espaço reservado para essa operação escreva linha por linha a sua
assinatura.
Não querendo influenciar ninguém aqui fica um exemplo :

Melhores / Best 73's de :
Miguel Andrade ( CT1ETL )
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8) Escolher a opção [Finish/Terminar]. Nas versões mais antigas é o botão
[OK].
9) Na caixa “create signature/criar assinatura” escolher a opção
[OK/Aceitar]. Nas versões mais antigas é o botão [OK] outra vez para
terminar e gravar.

Se tudo correu bem, a cada nova mensagem este texto aparecerá
automaticamente mal se activa a respectiva janela.
Boas experiências já agora...

73's de Miguel Andrade ( CT1ETL )
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