ARLA/CLUSTER: Microsoft Outlook para Radioamadores nº2.3

[Miguel Andrade]

Prezados colegas,

No seguimento da sessão anterior, vamos continuar a dedicar a nossa atenção
a questões destinadas aos utilizadores habituais do Programa Microsoft
Outlook, correndo o risco de não dar o apoio devido aos iniciados que estão
agora a dar os primeiros passos nesta ferramenta.
Ainda assim, tal como ficou escrito na primeira sessão, em função do vosso
retorno, poderão ser incluídas noções básicas para pessoas que nunca
trabalharam com esta aplicação informática.
Para retirarem dúvidas sobre estas sessões ou obterem as mensagens
anteriores podem escrever-me para ct1etl  gmail.com


2.3 Como organizar a informação I

Quem está inscrito numa lista muito movimentada, quem recebe através do
mesmo programa o correio de várias fontes diferentes ligadas a áreas
diversas da sua vida quotidiana ( profissional, social, institucional,
académica, lazer, etc. ), já deve ter experimentado em algum momento a
sensação de ter na caixa de entrada um grande volume de informação à espera
de gestão.
Uma indisponibilidade súbita ou um simples período de férias podem
revelar-se o caos no regresso à actividade ou no primeiro dia de
administração do correio.
Na próxima sessão vamos referir outro tópico relacionado com esta questão,
nomeadamente como é que o programa pode ajudar-nos a administrar
automaticamente as nossas mensagens, mas para chegarmos a essa sugestão é
absolutamente necessário sabermos como organizar a informação por áreas e
sub-áreas.
O primeiro passo para a automatização passa por dividir os temas por pastas
e colocar aí apenas as mensagens relativas aos assuntos em causa.
Transferindo-se para pastas diferentes as mensagens sobre uma determinada
matéria ou área, diminui-se o transtorno na administração na caixa de
entrada e teremos muito mais facilitada a consulta ou gestão de conteúdos de
forma ordenada.

Nota: Para proceder às operações que se seguem, deve organizar no ecrã no
modo [Navigation pane/Lista de Pastas].
Vulgarmente todos os utilizadores têm esta forma de trabalhar no Microsoft
Outlook, contudo não é obrigatório que assim seja.
Colocar este modo em acção é extremamente simples.
No menu [View/Ver] seleccione a opção [Navigation pane/Lista de Pastas].
Nas versões mais recentes do programa, em alternativa use o atalho
constituído pelas teclas [Alt] + [F1].

2.3.1 Como criar uma pasta

As pastas servem para organizar as mensagens, colocando cada tema numa área
restrita de fácil acesso.
Para criar uma nova pasta, no menu [File/Ficheiro] seleccione a opção
[New/Novo] e escolha a opção [Folder/Pasta]...
Surgirá nesse momento uma caixa de diálogo denominada [Create New
Folder/Criar Nova Pasta], na qual vamos preencher os seguintes campos :

[Name/Nome] - digite um nome para a pasta, através do qual seja muito fácil
de compreender o seu conteúdo.
[Folder Contains/Conteúdo da pasta] - escolha o tipo de conteúdo que a pasta
deve conter.
[Select where to place the folder/Seleccione onde quer colocar a pasta] -
escolha o local onde que deseja criar essa pasta, tendo em consideração o
seu conteúdo.
Após preencher esses campos, escolha o botão [OK].

2.3.2 Distribuir as mensagens pelas novas pastas

Quanto a hierarquia de pastas estiver completa, pode começar a transferir as
mensagens para a respectiva nova localização.
Há duas formas de o fazer, uma automática, ( através de regras que serão
abordadas na próxima sessão ), e uma manual, ( a qual será aqui tida em
consideração para não complicar muito esta abordagem ).
Para mover mensagens, comece por seleccionar todas as que necessita.
Pode para o efeito usar a tecla [Ctrl] pressionando-a continuamente enquanto
em simultâneo vai colocando o cursor na mensagem em causa e usando o botão
esquerdo do rato uma única vez as vai seleccionando uma a uma. Desta forma
pode escolher de uma só vez todas as mensagens destinadas a serem
transferidas para o destino escolhido.
Uma vez seleccionadas, as mensagens a serem transferidas, coloque o cursor
em cima de uma das que foram seleccionadas e pressionando o botão direito do
rato, apenas uma vez, escolha a opção [Move to Folder/Mover para a Pasta].
No quadro [Move Items/Mover os itens seleccionados] para escolha com o
cursor a pasta para onde quer mover as mensagens e escolha o botão [OK].
Note-se que obviamente esta operação pode ser efectuada apenas com uma única
mensagem de cada vez, não necessitando para isso do uso da tecla [Ctrl].
Agora que já tem as suas mensagens conveniente distribuídas por pastas é
necessário apreender algumas operações simples de manutenção da sua nova
forma de ordenamento da informação hierarquia de pastas criadas.

2.3.3 Mudar o nome a uma pasta

Enganou-se ao denominar uma pasta, houve entretanto necessidades que
aconselham a alteração da designação de uma pasta, ou simplesmente descobriu
que o nome mais indicado não é o que utilizou ao conceber uma pasta ?
Caso queira mudar o nome de uma pasta do Outlook, coloque o cursor em cima
da mesma pressionando o botão esquerdo do rato apenas uma vez.
No menu [File/Ficheiro] seleccione a opção [Folder/Pasta] e escolha a opção
[Rename/Renomear ( ou Mudar o nome )].
Preencha a designação da pasta com o novo nome e carregue na tecla [Enter]
do teclado. Em alternativa carregue no botão esquerdo do rato a apontando
fora da área onde preencheu o novo nome da pasta.

2.3.4 Copiar uma pasta ( com ou sem conteúdo )

Para fazer a cópia de uma pasta, seja por que motivo for, siga as seguintes
instruções :
1. Escolha a pasta que deseja copiar colocando o cursor em cima da mesma e
pressionando o botão esquerdo do rato apenas uma vez.
2. No menu [File/Ficheiro] seleccione a opção [Folder/Pasta] e escolha a
opção [Copy/Copiar].
3. Na caixa [Copy Folder/Copiar Pasta], escolha o local para onde deseja
copiar a pasta.

2.3.5 Mover uma pasta

Enganou-se na localização correcta de uma pasta quando a criou ou as
alterações de gestão entretanto surgidas aconselham uma nova posição ?
Nada está perdido, para mover uma pasta, siga as seguintes instruções:
1) Seleccione com o botão esquerdo do rato a pasta que deseja mover.
2) No menu [File/Ficheiro] seleccione [Folder/Pasta] e escolha a opção em
[Move/Mover].
3) Na caixa [Move Folder/Mover Pasta], escolha com o rato o local para onde
deseja mover a pasta.

2.3.6 Eliminar uma pasta

Existe uma pasta que já não tem utilidade ou por equívoco criou uma pasta a
mais ?
Não há necessidade de a manter atrapalhando a sua gestão de informação.
Para excluir uma pasta, coloque o cursor em cima da mesma e pressionando o
botão esquerdo do rato apenas uma vez sobre a pasta que deseja excluir. No
menu [File/Ficheiro] escolha a opção [Folder/Pasta] e em seguida use a opção
[Delete/Excluir ( ou Eliminar )].
Atenção porque ao excluir uma pasta com mensagens apagará também o seu
conteúdo.

Dicas: Através do botão direito do rato sobre a pasta, poderão ser obtidas
directamente as opções [New Folder/Criar nova Pastas], [Copy/Copiar Pasta],
[Move/Mover Pasta], [Rename/Mudar o Nome] e [Delete/Eliminar uma Pasta].


73's de Miguel Andrade ( CT1ETL )
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